Administrative Assistant

River Oaks Church Job Description
Position Title: Administrative Assistant
Reports To: Director of Ministries (DOM) or Lead Pastor (until DOM is hired)
FLSA Status: Full-Time, Non-Exempt
Location: River Oaks Church – Goshen, IN
Date Last Updated: 6/29/2025

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Position Summary

The Administrative Assistant ensures smooth, efficient, and welcoming day-to-day operations at River Oaks Church. This role manages essential office functions, supports staff and ministry leaders, coordinates building use, processes routine financial tasks, and maintains church databases and calendars. The Administrative Assistant helps create an organized, hospitable environment where staff, volunteers, and guests experience excellence in every interaction.

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Key Responsibilities

1. Office Management & Administrative Support

• Answer phones, greet visitors, and respond to inquiries professionally.
• Distribute mail, maintain organized filing systems, and manage office supplies and equipment.
• Take care of printer maintenance, manage account passwords, and provide general administrative help to staff.
• Keep the front office and lobby welcoming, clean, and organized.

2. Financial Processing Assistance

• Work with the bookkeeper on check deposits, petty cash, check requests, and credit card payments.
• Collect receipts, process benevolence payments, make sure vendors provide necessary paperwork (like W-9s), and help with end-of-month financial tasks.
• Keep accurate financial records, help prepare routine reports, and support deacons with financial needs.

3. Building Use & Facility Coordination

• Schedule rooms and facilities for weddings, funerals, ministry events, and outside groups.
• Keep building security up to date by managing keys and alarm codes.
• Update building policies and procedures with input from deacons.
• Coordinate the church calendar with staff to ensure events and activities are well-organized.

4. HR & Staff Support

• Help onboard and offboard staff: set up email accounts, permissions in church systems (like CCB and Asana), order credit cards, and train new staff on office systems.
• Keep staff records up to date and assist with HR paperwork and compliance tasks.

5. Database & Systems Management

• Manage the church database (CCB) by updating profiles, fixing login issues, archiving outdated forms and groups, and keeping group participant information current.
• Create and update online forms, track weekly Sunday attendance, approve event and room requests, and update account codes in CCB.

6. Project & Event Support

• Assist with planning and coordinating church events (like worship nights, Fall Fest, and leadership meetings).
• Support ministry leaders by organizing details for special projects.
• Set up, update, and organize projects in Asana as needed.

7. General Support & Communication

• Provide administrative help to elders, deacons, and ministry leaders.
• Help communicate and coordinate with partner ministries, like The Journey School, as needed.

Qualifications

• A vibrant growing relationship with Jesus Christ, demonstrated commitment to the mission and values of River Oaks Church, and active membership fulfilling all responsibilities expected of members..
• Previous experience in office administration or a similar role, preferably in a church or nonprofit setting.
• Excellent communication, organizational, and interpersonal skills.
• High level of integrity and ability to handle confidential information responsibly.
• Familiarity with office software and church management systems (CCB, Asana, QuickBooks, or similar tools preferred).
• Attention to detail and ability to manage multiple tasks on tight timelines.
• Bilingual (English/Spanish) preferred but not required.

Character & Culture Fit

• Friendly, professional, and welcoming attitude.
• Humble, teachable, and flexible team player.
• Committed to unity in a bilingual, multi-generational church.
• Reliable, self-motivated, and eager to serve.

Schedule & Expectations

• Full-time position requiring availability during weekday office hours.
• Occasional evenings or weekends to support church events or meetings.
• Always represents River Oaks with excellence, hospitality, and professionalism.

 

 

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Descripción de Puesto – Iglesia River Oaks
Título del Puesto: Asistente Administrativo(a)
Reporta a: Director(a) de Ministerios (DOM) o Pastor Principal (hasta que se contrate al DOM)
Estatus FLSA: Tiempo completo, no exento
Ubicación: Iglesia River Oaks – Goshen, IN
Fecha de Actualización: 29/06/2025

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Resumen del Puesto

El/la Asistente Administrativo(a) asegura que las operaciones diarias de la Iglesia River Oaks se realicen de manera fluida, eficiente y acogedora. Este rol gestiona funciones esenciales de oficina, brinda apoyo al personal y líderes ministeriales, coordina el uso de las instalaciones, procesa tareas financieras rutinarias y mantiene las bases de datos y calendarios de la iglesia. El/la Asistente Administrativo(a) ayuda a crear un ambiente organizado y hospitalario donde el personal, los voluntarios y los visitantes experimentan excelencia en cada interacción.

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Responsabilidades Principales

1. Gestión de Oficina y Apoyo Administrativo

• Contestar llamadas, recibir a los visitantes y responder profesionalmente a sus consultas.
• Distribuir el correo, mantener sistemas de archivo organizados y administrar suministros y equipos de oficina.
• Realizar el mantenimiento de impresoras, gestionar contraseñas de cuentas y brindar apoyo administrativo general al personal.
• Mantener la recepción y el vestíbulo acogedores, limpios y organizados.

2. Asistencia en Procesos Financieros

• Trabajar con el contador para depósitos de cheques, caja chica, solicitudes de cheques y pagos con tarjetas de crédito.
• Recolectar recibos, procesar pagos de benevolencia, asegurar que los proveedores entreguen la documentación requerida (como formularios W-9) y ayudar con tareas financieras de fin de mes.
• Mantener registros financieros precisos, preparar informes rutinarios y apoyar a los diáconos en asuntos financieros.

3. Coordinación de Uso del Edificio e Instalaciones

• Programar salas e instalaciones para bodas, funerales, eventos ministeriales y grupos externos.
• Mantener actualizada la seguridad del edificio mediante la gestión de llaves y códigos de alarma.
• Actualizar políticas y procedimientos del edificio en colaboración con los diáconos.
• Coordinar el calendario de la iglesia con el personal para asegurar que los eventos y actividades estén bien organizados.

4. Apoyo en Recursos Humanos y Personal

• Ayudar en la incorporación y salida de personal: crear cuentas de correo electrónico, configurar permisos en sistemas de la iglesia (como CCB y Asana), ordenar tarjetas de crédito y capacitar al nuevo personal en los sistemas de oficina.
• Mantener actualizados los registros del personal y ayudar con la documentación y cumplimiento de tareas de recursos humanos.

5. Gestión de Bases de Datos y Sistemas

• Administrar la base de datos de la iglesia (CCB) actualizando perfiles, solucionando problemas de acceso, archivando formularios y grupos obsoletos, y manteniendo la información de participantes actualizada.
• Crear y actualizar formularios en línea, registrar la asistencia semanal de los domingos, aprobar solicitudes de eventos y salas, y actualizar códigos de cuentas en CCB.

6. Apoyo en Proyectos y Eventos

• Ayudar en la planificación y coordinación de eventos de la iglesia (como noches de adoración, Fall Fest y reuniones de liderazgo).
• Apoyar a los líderes ministeriales organizando detalles de proyectos especiales.
• Configurar, actualizar y organizar proyectos en Asana según sea necesario.

7. Apoyo General y Comunicación

• Brindar ayuda administrativa a los ancianos, diáconos y líderes ministeriales.
• Ayudar a comunicar y coordinar con ministerios asociados, como The Journey School, cuando sea necesario.

Cualificaciones

• Compromiso con la misión y los valores de la Iglesia River Oaks.
• Experiencia previa en administración de oficina o en un rol similar, preferentemente en una iglesia o organización sin fines de lucro.
• Excelentes habilidades de comunicación, organización y relaciones interpersonales.
• Alto nivel de integridad y habilidad para manejar información confidencial de manera responsable.
• Familiaridad con software de oficina y sistemas de gestión de iglesias (CCB, Asana, QuickBooks u otros similares, preferido).
• Atención al detalle y capacidad para manejar múltiples tareas en plazos ajustados.
• Bilingüe (inglés/español) preferido, pero no obligatorio.

Carácter y Adaptación Cultural

• Actitud amistosa, profesional y acogedora.
• Persona humilde, enseñable y flexible como parte del equipo.
• Compromiso con la unidad en una iglesia bilingüe y multigeneracional.
• Responsable, motivado(a) y con disposición para servir.

Horario y Expectativas

• Puesto de tiempo completo con disponibilidad durante el horario de oficina entre semana.
• Disponibilidad ocasional en noches o fines de semana para apoyar eventos o reuniones de la iglesia.
• Representar siempre a la Iglesia River Oaks con excelencia, hospitalidad y profesionalismo.